如何管理多个项目的进度
Posted: Sat Feb 01, 2025 9:54 am
避免范围蔓延并不容易，尤其是当请求或需求来自你不喜欢拒绝的领导（甚至可能不习惯被反驳）时。
如果您现在还必须处理来自不同项目的多个利益相关者的多个请求，您很快就会发现自己的时间和预算计划陷入困境。
如何控制多个项目的范围： 将工作分解结构（WBS）作为每个项目计划的重要组成部分，并使用它来抵消范围蔓延。
在规划期间，您将在内容和范围描述中汇编项目需求，并使用它来创建项目分解结构。 WBS 将项目需求分解为单独的可交付成果，描述交付该可交付成果所需的任务，指出完成任务所需的预计时间，并指定顺序和方法。
WBS 允许您显示拟议的范围变更将如何影响计划和项目资源。而且更重要的是，你可以清楚地明白这对于你同时管理的其他项目意味着什么。
例如，您管理项目 A 和项目 B。两者都需要软件开发人员的工作。如果同一个开发人员在一周内安排了项目 A，在下一周安排了项目 B，但是却提议扩大项目 A 的范围，那么这可能会产生以下几种影响：
批准扩大项目A的范围和时间表。项目 B 暂停，直到开发人员完成项目 A。因此，项目 B 将在稍后完成，预算和资源需求可能会发生变化。
批准扩大项目A的范围和时间表。为确保满足原计划，我们为项目 B 指派了另一位开发人员。
不批准扩大项目A的范围和进度。开发人员按照最初商定的范围完成了项目 A 的工作，并于下一周按计划继续进行项目 B。
多项目管理软件如何提供帮助： 我们推荐具有强大规划功能（如甘特图）的多项目管理软件，您可以使用它来创建工作分解结构。
甘特图以图形方式表示项目流程，y 轴表示范围，x 轴表示时间范围。当您对甘特图进行更改时，后续任务也会自动调整（软件供应商的网站上通常将此功能称为“动态时间线”）。
这样，您可以立即看到更改是否会改变时间框架或与计划的资源发生冲突。如果您已为任务或资源分配了计费时间，您还将看到对项目预算的潜在影响。
在管理多个并发项目时，甘特图概述了每个项目的范围、进度和资源，以便您可以跟踪所有内容。
多项目管理软件 Wrike
在Wrike中的甘特图中更改任务顺序和级联更改（来源）
2. 跟踪多个项目进度
什么是进度管理？项目进度是完成项目范围内所有任务预计需要的时间。进度管理的过程与范围管理类似：首先收集需求，然后创建工作分解结构，然后监视和控制任务的执行和进度的遵守情况。
根据 Capterra 最近的一项调查，项目团队面临的第二大挑战是错误判断完成任务所需的时间。
该领域出现问题主要有两个原因：
1. 人们倾向于低估完成任务所需的时间（无论以前的经验如何），因此时间估计通常最多是乐观的。
2. 时间表通常是由那些没有积极参与项目工作的人制定的，因此对完成情况抱有不切实际的期望。
无论是由于时间估计过于乐观，还是期望不切实际，总会发生超出目标时间的情况。因此，任务的时间估算必须始终仅视为：估算。
当项目计划基于不准确的估计时，第一个耗时比预期更长的任务将导致整个计划失去平衡，或者需要新人员加入项目以弥补失去的时间。
在多项目管理中，一个项目的延迟会很快影响其他项目的进度和/或资源。
在项目计划中规划缓冲时间和更大的时间窗口，以捕捉可能出现的错误计算。
您需要做的就是将任务估算值增加一定倍数，例如，对于可能需要三天时间的所有任务，预留五天时间。如果您知道临时请求占用了团队 20% 的时间，那么您可以将他们完成任务的时间增加 20%。
这样的缓冲使得尽管流程中几乎不可避免地会出现延迟和变化，但仍可以坚持项目计划 - 最重要的是，可以防止一个项目的延迟影响其他项目。
例如，如果 QA 团队已安排项目 A 一周，项目 B 安排在下一周，但项目 A 延迟 比利时电报数据 了几天，则存在以下可能性：
项目 A 的审核被推迟到项目 B 审核完成之后。这意味着A将比计划晚两周完成。
项目A和项目B都推迟一周，因此要一周后才能完成。
如果两个项目的时间表中都留有缓冲时间，那么 QA 团队就不需要花一整周的时间来工作，而且可以在不改变时间表的情况下弥补失去的时间。
多项目管理软件如何提供帮助：具有时间跟踪功能的工具 可让您跟踪不同任务所需的时间，从而大大提高估算的准确性。您还可以分析在哪里以及为何超出时间限制，以及将来应该安排哪些任务以留出更多或更少的缓冲。
时间跟踪还具有风险管理的优势：当时间超出可能会危及计划进度时，您可以发出警告信息。这种早期风险检测对于有效的投资组合管理至关重要，以便一个项目中的问题不会影响其他项目。
多项目管理软件 Mavenlink
Mavenlink 中项目的时间条目（来源）
同一员工负责多个项目
什么是资源管理？项目资源是参与项目工作的所有人。资源管理涉及分析项目需要哪些技能和角色以及估计需要多少人。这些人被分配到各个项目并监控工作的进度，以便消除障碍并使一切按计划进行。
如果没有透明的员工工作量概览以及其最佳部署选择，有效的资源管理就会成为一个挑战。
如果您现在还必须处理来自不同项目的多个利益相关者的多个请求，您很快就会发现自己的时间和预算计划陷入困境。
如何控制多个项目的范围： 将工作分解结构（WBS）作为每个项目计划的重要组成部分，并使用它来抵消范围蔓延。
在规划期间，您将在内容和范围描述中汇编项目需求，并使用它来创建项目分解结构。 WBS 将项目需求分解为单独的可交付成果，描述交付该可交付成果所需的任务，指出完成任务所需的预计时间，并指定顺序和方法。
WBS 允许您显示拟议的范围变更将如何影响计划和项目资源。而且更重要的是，你可以清楚地明白这对于你同时管理的其他项目意味着什么。
例如，您管理项目 A 和项目 B。两者都需要软件开发人员的工作。如果同一个开发人员在一周内安排了项目 A，在下一周安排了项目 B，但是却提议扩大项目 A 的范围，那么这可能会产生以下几种影响：
批准扩大项目A的范围和时间表。项目 B 暂停，直到开发人员完成项目 A。因此，项目 B 将在稍后完成，预算和资源需求可能会发生变化。
批准扩大项目A的范围和时间表。为确保满足原计划，我们为项目 B 指派了另一位开发人员。
不批准扩大项目A的范围和进度。开发人员按照最初商定的范围完成了项目 A 的工作，并于下一周按计划继续进行项目 B。
多项目管理软件如何提供帮助： 我们推荐具有强大规划功能（如甘特图）的多项目管理软件，您可以使用它来创建工作分解结构。
甘特图以图形方式表示项目流程，y 轴表示范围，x 轴表示时间范围。当您对甘特图进行更改时，后续任务也会自动调整（软件供应商的网站上通常将此功能称为“动态时间线”）。
这样，您可以立即看到更改是否会改变时间框架或与计划的资源发生冲突。如果您已为任务或资源分配了计费时间，您还将看到对项目预算的潜在影响。
在管理多个并发项目时，甘特图概述了每个项目的范围、进度和资源，以便您可以跟踪所有内容。
多项目管理软件 Wrike
在Wrike中的甘特图中更改任务顺序和级联更改（来源）
2. 跟踪多个项目进度
什么是进度管理？项目进度是完成项目范围内所有任务预计需要的时间。进度管理的过程与范围管理类似：首先收集需求，然后创建工作分解结构，然后监视和控制任务的执行和进度的遵守情况。
根据 Capterra 最近的一项调查，项目团队面临的第二大挑战是错误判断完成任务所需的时间。
该领域出现问题主要有两个原因：
1. 人们倾向于低估完成任务所需的时间（无论以前的经验如何），因此时间估计通常最多是乐观的。
2. 时间表通常是由那些没有积极参与项目工作的人制定的，因此对完成情况抱有不切实际的期望。
无论是由于时间估计过于乐观，还是期望不切实际，总会发生超出目标时间的情况。因此，任务的时间估算必须始终仅视为：估算。
当项目计划基于不准确的估计时，第一个耗时比预期更长的任务将导致整个计划失去平衡，或者需要新人员加入项目以弥补失去的时间。
在多项目管理中，一个项目的延迟会很快影响其他项目的进度和/或资源。
在项目计划中规划缓冲时间和更大的时间窗口，以捕捉可能出现的错误计算。
您需要做的就是将任务估算值增加一定倍数，例如，对于可能需要三天时间的所有任务，预留五天时间。如果您知道临时请求占用了团队 20% 的时间，那么您可以将他们完成任务的时间增加 20%。
这样的缓冲使得尽管流程中几乎不可避免地会出现延迟和变化，但仍可以坚持项目计划 - 最重要的是，可以防止一个项目的延迟影响其他项目。
例如，如果 QA 团队已安排项目 A 一周，项目 B 安排在下一周，但项目 A 延迟 比利时电报数据 了几天，则存在以下可能性：
项目 A 的审核被推迟到项目 B 审核完成之后。这意味着A将比计划晚两周完成。
项目A和项目B都推迟一周，因此要一周后才能完成。
如果两个项目的时间表中都留有缓冲时间，那么 QA 团队就不需要花一整周的时间来工作，而且可以在不改变时间表的情况下弥补失去的时间。
多项目管理软件如何提供帮助：具有时间跟踪功能的工具 可让您跟踪不同任务所需的时间，从而大大提高估算的准确性。您还可以分析在哪里以及为何超出时间限制，以及将来应该安排哪些任务以留出更多或更少的缓冲。
时间跟踪还具有风险管理的优势：当时间超出可能会危及计划进度时，您可以发出警告信息。这种早期风险检测对于有效的投资组合管理至关重要，以便一个项目中的问题不会影响其他项目。
多项目管理软件 Mavenlink
Mavenlink 中项目的时间条目（来源）
同一员工负责多个项目
什么是资源管理？项目资源是参与项目工作的所有人。资源管理涉及分析项目需要哪些技能和角色以及估计需要多少人。这些人被分配到各个项目并监控工作的进度，以便消除障碍并使一切按计划进行。
如果没有透明的员工工作量概览以及其最佳部署选择，有效的资源管理就会成为一个挑战。